In breve: scegliete un Fractional COO, cioè un direttore operativo senior che entra nel vostro team di leadership a tempo parziale (una forma di temporary management), quando la crescita supera il modo in cui l’azienda viene gestita, ma non potete ancora giustificare un dirigente operations a tempo pieno. I segnali tipici sono un CEO diventato il collo di bottiglia, lanci che slittano e processi che vivono nella testa delle persone. In Italia un Fractional COO senior costa circa 5.000–10.000 € al mese per un giorno a settimana.
Ecco i sette segnali che cerco.
7 segnali che vi serve un Fractional COO
1. Il collo di bottiglia è il CEO
Ogni decisione di una certa rilevanza finisce ancora sulla scrivania del CEO. Le approvazioni si accumulano, il team di leadership aspetta e il CEO passa la settimana sulle operations invece che su clienti, investitori e strategia. Non è un difetto di carattere. È il segnale che l’azienda ha superato i modi informali di decidere.
2. Ogni lancio sembra il primo
Un nuovo prodotto, mercato o campagna dovrebbe diventare più facile ogni volta. Se ogni lancio parte da una pagina bianca, da un nuovo foglio di calcolo e dalla stessa corsa finale, il processo non è scritto da nessuna parte. Lo reinventa chi si trova nella stanza in quel momento.
3. I processi critici vivono nelle caselle email e nella testa delle persone
Chiedete come funziona un processo chiave e otterrete un nome, non una risposta. Quando quella persona è in ferie, tutto si ferma. Quando lascia l’azienda, la conoscenza se ne va con lei. È uno dei rischi operativi più comuni che vedo, e uno dei più facili da risolvere.
4. Nessuno è responsabile dei passaggi tra i team
Ogni team gestisce bene la propria parte, ma il lavoro cade nelle fessure tra vendite e delivery, marketing e prodotto, sede centrale e region, o tra le vostre persone e le vostre agenzie. Ognuno possiede un pezzo e nessuno possiede l’insieme.
5. Avete più strumenti che processi
L’azienda ha acquistato piattaforme per project management, CRM, documenti e reporting, e continua a funzionare con fogli di calcolo ed email. Diversi strumenti si sovrappongono, pochi sono collegati e nessuno sa con certezza quale sistema contenga il dato corretto.
6. La crescita fa emergere crepe che prima erano gestibili
Quando l’azienda era più piccola, poche persone capaci tenevano insieme tutto con l’impegno. Ora ci sono più clienti, più persone e più mercati, e gli sforzi straordinari non scalano. Errori che un tempo erano rari stanno diventando abituali.
7. Un grande programma operativo non ha un responsabile senior
È in corso l’implementazione di una piattaforma, una migrazione o una riorganizzazione, ma la gestisce qualcuno nei ritagli di tempo. Programmi di questo tipo vanno alla deriva senza un responsabile senior che sappia fare scelte di compromesso, tenere i fornitori sotto controllo e, se necessario, decidere di fermarsi.
Se tre o più di questi segnali vi suonano familiari, il problema probabilmente non è l’impegno. È la struttura, ed è a questo che serve un COO.
Perché fractional e non a tempo pieno
Molte aziende del mid-market hanno bisogno del pensiero di un COO molto prima di aver bisogno del suo stipendio a tempo pieno. In questa fase il compito è disegnare il ritmo operativo, sistemare i processi peggiori e predisporre i sistemi, per poi lasciarli gestire al team. Spesso bastano da uno a tre giorni a settimana di lavoro senior, per un periodo definito.
Un Fractional COO arriva anche senza il peso delle decisioni passate. È più facile dire “questo processo non funziona” o “questo programma va fermato” quando non lo si è disegnato. L’ho fatto io stesso come business owner di un programma digitale da oltre US$1M, e l’alternativa adottata dall’azienda ha evitato oltre US$1M di capex. La storia è nel caso il progetto che valeva la pena fermare.
Quando un Fractional COO non è la scelta giusta
Un Fractional COO non è sempre la risposta. Guardate altrove se:
- Vi serve qualcuno presente ogni giorno. Se gestite siti produttivi, stabilimenti o un grande team operativo che ha bisogno di una leadership quotidiana, vi serve un COO assunto o un temporary manager a tempo pieno. Spiego la differenza in fractional o interim executive.
- Il vero problema sono i ricavi. Se le operations funzionano ma la pipeline è scarsa o il pricing è sbagliato, un Fractional CRO muoverà i numeri più in fretta.
- Non sapete ancora quale sia il problema. Partite da un Diagnostic sprint a perimetro definito invece di impegnarvi su un ruolo.
- Avete già un responsabile operations solido. Se gli serve un interlocutore più che un sostituto, un advisory retainer è più adatto.
- Il team di leadership non è disposto a cambiare il modo in cui lavora. Un COO può disegnare un ritmo migliore, ma se le decisioni continuano ad aggirarlo, nulla resterà.
Come sono i primi mesi
Il primo mese è dedicato alla diagnosi. Mappo come scorre davvero il lavoro tra team, region e fornitori, che raramente è come dice l’organigramma. Il secondo serve a concordare il ritmo operativo: priorità, misure e una cadenza settimanale e mensile che il team di leadership manterrà. Entro il terzo stiamo automatizzando i passaggi più onerosi, così che lanci e progetti smettano di dipendere dalla memoria.
Un buon esempio è un brand globale di beni di consumo in cui ogni lancio di prodotto doveva coordinare otto team interni, quattro region e quattordici agenzie. Ho fissato la sequenza di lancio e poi l’ho trasformata in un unico workflow automatizzato. Oggi un solo modulo di richiesta avvia 450 attività e ogni lancio parte nello stesso modo.
Ho scritto più a fondo su come sono i primi 90 giorni di un incarico fractional, compreso ciò che un CEO dovrebbe vedere alla loro conclusione.
Quanto costa
Il mio ruolo da Fractional COO parte da 7.400 € + IVA al mese per circa un giorno a settimana, e un Diagnostic sprint di due settimane parte da 9.300 € + IVA. Per le tariffe di mercato in Italia, il confronto sul primo anno con un COO assunto a tempo pieno e con un responsabile operations, vedete quanto costa un Fractional COO e la guida quanto costa un temporary manager.
È il momento?
Se i segnali descritti corrispondono alla vostra azienda, leggete come lavoro come Fractional COO, oppure contattatemi: in una sola conversazione capiremo se vi serve un Fractional COO o se basta qualcosa di più contenuto. Gli incarichi si svolgono in inglese.
Domande frequenti
Che differenza c’è tra un Fractional COO e un responsabile operations?
Un responsabile operations gestisce il lavoro quotidiano all’interno di processi già definiti. Un Fractional COO siede nel team di leadership e decide come deve funzionare l’azienda, ridisegnando quei processi, i sistemi che li sostengono e il ritmo con cui le persone rendono conto dei risultati.
Un Fractional COO può lavorare da remoto?
Gran parte del lavoro si può svolgere da remoto, ma la presenza in azienda conta all’inizio, quando si capisce come scorre davvero il lavoro. Sono basato a Melbourne e lavoro con aziende italiane in presenza, con un preavviso per organizzare le trasferte, oppure da remoto, con un avvio molto più rapido. Gli incarichi si svolgono in inglese.
Come si capisce se un Fractional COO sta funzionando?
Concordate due o tre misure prima dell’inizio dell’incarico, come i tempi di lancio, la durata delle decisioni chiave o le ore spese in passaggi manuali tra team. Entro il novantesimo giorno almeno una deve essersi mossa, e dovreste poterlo vedere senza chiederlo.
Che cosa succede quando l’incarico di un Fractional COO termina?
Idealmente il team di leadership gestisce in autonomia il nuovo ritmo operativo. Se l’azienda è cresciuta al punto da aver bisogno di un COO a tempo pieno, il Fractional COO può aiutare a definire il ruolo, a selezionare il candidato e a gestire il passaggio di consegne.
