Respuesta breve: contrate un Fractional COO cuando el crecimiento va más deprisa que la forma de dirigir la empresa, pero todavía no puede justificar un directivo de operaciones a tiempo completo. Las señales habituales son un consejero delegado que se ha convertido en el cuello de botella, lanzamientos que se retrasan y procesos que solo existen en la cabeza de algunas personas. En España no hay todavía tarifas publicadas de Fractional COO; a las tarifas de un director de operaciones interim, un día a la semana supone unos 2.800–3.900 € al mes.
Un Fractional COO es un director de operaciones sénior que se incorpora al equipo directivo a tiempo parcial, normalmente de uno a tres días a la semana: interim management aplicado por días. Estas son las siete señales que busco.
7 señales de que necesita un Fractional COO
1. El consejero delegado es el cuello de botella
Cualquier decisión de cierta entidad sigue acabando en la mesa del consejero delegado. Las aprobaciones se acumulan, el equipo directivo espera, y el consejero delegado dedica la semana a las operaciones en lugar de a los clientes, los inversores y la estrategia. No es un defecto de carácter. Es la señal de que la empresa ha superado las formas informales de decidir.
2. Cada lanzamiento parece el primero
Un nuevo producto, mercado o campaña debería ser más fácil cada vez. Si cada lanzamiento empieza con una página en blanco, una hoja de cálculo nueva y las mismas prisas al final, el proceso no está escrito en ninguna parte. Lo reinventa quien esté en la sala en ese momento.
3. Los procesos críticos viven en el correo y en la cabeza de las personas
Pregunte cómo funciona un proceso clave y le darán un nombre, no una respuesta. Cuando esa persona está de vacaciones, todo se para. Cuando deja la empresa, el conocimiento se va con ella. Es uno de los riesgos operativos más comunes que veo, y uno de los más fáciles de corregir.
4. Nadie es responsable de los traspasos entre equipos
Cada equipo hace bien su parte, pero el trabajo se pierde en los huecos entre ventas y ejecución, marketing y producto, la sede central y las regiones, o su equipo y sus agencias. Todos son dueños de una parte y nadie lo es del conjunto.
5. Tiene más herramientas que procesos
La empresa ha comprado plataformas de gestión de proyectos, CRM, documentos y reporting, y sigue funcionando con hojas de cálculo y correo electrónico. Varias herramientas se solapan, pocas están conectadas, y nadie sabe con certeza qué sistema tiene los datos buenos.
6. El crecimiento deja al descubierto grietas que antes eran manejables
Con un tamaño menor, unas pocas personas capaces lo sostenían todo a base de esfuerzo. Ahora hay más clientes, más personas y más mercados, y el heroísmo no escala. Los errores que antes eran raros se están volviendo habituales.
7. Un gran programa operativo no tiene un responsable sénior
Está en marcha la implantación de una plataforma, una migración o una reestructuración, pero alguien la lleva como puede, además de su trabajo. Los programas así van a la deriva sin un responsable sénior capaz de decidir entre prioridades, exigir a los proveedores y, si hace falta, tomar la decisión de parar.
Si le resultan familiares tres o más de estas señales, el problema probablemente no es de esfuerzo. Es de estructura, y para eso existe un COO.
Por qué fractional y no a tiempo completo
Muchas empresas del mid-market necesitan la forma de pensar de un COO mucho antes de necesitar el salario a tiempo completo de un COO. En esta etapa, el trabajo consiste en diseñar el ritmo de gestión, arreglar los peores procesos y poner en marcha los sistemas, y después dejar que el equipo los gestione. Eso suele suponer de uno a tres días a la semana de dedicación sénior, durante un periodo definido.
Un Fractional COO llega además sin el peso de las decisiones pasadas. Es más fácil decir «este proceso no funciona» o «este programa debería parar» cuando no lo ha diseñado usted. Yo mismo tomé esa decisión como business owner de un programa digital de más de US$1M, y la alternativa que adoptó la empresa evitó más de US$1M en inversión de capital. La historia está en el proyecto que convenía detener.
Cuándo no contratar un Fractional COO
Un Fractional COO no siempre es la respuesta. Busque otra solución si:
- Necesita a alguien en planta todos los días. Si dirige centros, fábricas o un gran equipo de primera línea que necesita liderazgo diario, necesita un COO a tiempo completo o un interim manager. Explico la diferencia en directivo fractional frente a interim manager.
- El verdadero problema son los ingresos. Si las operaciones funcionan pero el pipeline es escaso o el pricing es erróneo, un Fractional CRO moverá las cifras más deprisa.
- Todavía no sabe cuál es el problema. Empiece por un diagnóstico de alcance cerrado antes de comprometerse con un rol.
- Ya tiene un buen responsable de operaciones. Si necesita un interlocutor con quien contrastar ideas y no un sustituto, un advisory retainer encaja mejor.
- El equipo directivo no está dispuesto a cambiar su forma de trabajar. Un COO puede diseñar un ritmo mejor, pero si las decisiones siguen tomándose al margen, nada se consolidará.
Cómo son los primeros meses
El primer mes es de diagnóstico. Trazo cómo fluye realmente el trabajo entre equipos, regiones y proveedores, que rara vez coincide con lo que dice el organigrama. El segundo se dedica a acordar el ritmo de gestión: prioridades, indicadores y una cadencia semanal y mensual que el equipo directivo mantendrá. En el tercero ya estamos automatizando los traspasos más problemáticos, para que los lanzamientos y los proyectos dejen de depender de la memoria.
Un buen ejemplo es una marca global de consumo en la que cada lanzamiento de producto tenía que coordinar ocho equipos internos, cuatro regiones y catorce agencias. Documenté la secuencia de lanzamiento y después la convertí en un único flujo de trabajo automatizado. Ahora un solo formulario de solicitud genera 450 tareas y cada lanzamiento empieza de la misma manera.
He escrito con más detalle sobre cómo son los primeros 90 días de un proyecto fractional, incluido lo que un consejero delegado debería ver al final de ese periodo.
Cuánto cuesta
En España, las tarifas publicadas para un interim manager de área, operaciones incluidas, se sitúan en torno a 500–800 € al día a tiempo completo (Manager in Motion). Un Fractional COO se paga con una cuota mensual fija por uno o dos días a la semana, y el Diagnostic sprint de dos semanas tiene un precio cerrado. Mis precios en euros, sin IVA, y la comparación del primer año con un COO en plantilla están en cuánto cuesta un Fractional COO; para el mercado del interim management en su conjunto, consulte cuánto cuesta un interim manager en España.
¿Ha llegado el momento?
Si las señales anteriores describen su empresa, lea más sobre cómo trabajo como Fractional COO, o póngase en contacto conmigo y en una sola conversación veremos si lo que necesita es un Fractional COO o si basta con algo más acotado.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un Fractional COO y un responsable de operaciones?
Un responsable de operaciones gestiona el trabajo diario dentro de unos procesos establecidos. Un Fractional COO forma parte del equipo directivo y decide cómo debe funcionar la empresa, rediseñando esos procesos, los sistemas que los sustentan y el ritmo de gestión que hace que cada uno rinda cuentas.
¿Puede un Fractional COO trabajar en remoto?
Gran parte del trabajo puede hacerse en remoto, pero al principio importa el tiempo presencial, cuando se aprende cómo fluye realmente el trabajo. Trabajo desde Melbourne, en remoto con clientes de Australia y de otros países, y de forma presencial en España con antelación para organizar el viaje. Las mañanas españolas coinciden con las tardes de Melbourne.
¿Cómo sabemos si un Fractional COO está funcionando?
Acuerde dos o tres indicadores antes de empezar, como el tiempo de ciclo de los lanzamientos, lo que tardan las decisiones clave o las horas dedicadas a traspasos manuales. Al llegar al día 90, al menos uno debería haberse movido, y debería poder verlo sin tener que preguntar.
¿Qué ocurre cuando termina el proyecto de un Fractional COO?
Lo ideal es que el equipo directivo mantenga por sí mismo el nuevo ritmo de gestión. Si la empresa ha crecido hasta necesitar un COO a tiempo completo, el Fractional COO puede ayudar a definir el puesto, seleccionar a la persona y hacer el relevo.
¿Los proyectos se desarrollan en español?
No, en inglés. No hablo español, así que el rol encaja en empresas cuya dirección ya trabaja en inglés, como filiales españolas de multinacionales, participadas por fondos de private equity, multinacionales españolas y empresas medianas exportadoras.
